前提条件：小(xiǎo)型活动：20—200人，预算5000以内。

Check List：

1、定下时间。

2、确定预算。

3、确定场地。

4、演讲者。

5、报名渠道

6、发布通知

7、活动通知格式

8、现场人员名单

9、物(wù)料清单

10、现场时间表

11、拍照注意

12、礼物(wù)

13、活动策划

时间：

跟议论文(wén)一样，时间地点人物(wù)时间。定下时间，选择地点，预估人数，开始筛选和谈场地。考虑讲师时间、同事时间、公共节假日时间、场地是否有(yǒu)空…… 综合上面之后，确定时间。确定活动时间為(wèi)2小(xiǎo)时，还是3小(xiǎo)时。当然活动一般会延时，一般是半小(xiǎo)时到1小(xiǎo)时。

预算：

跟老板谈谈，跟同事问问，若有(yǒu)免费资源，一定用(yòng)上。比如免费赞助食物(wù)，免费提供场地，免费赞助小(xiǎo)礼物(wù)等等。这样同样5k能(néng)做更多(duō)事情。讨论一次后，也就知道哪些是不能(néng)省略的钱，哪些可(kě)以灵活。是否开发票，发票是否另外加7%税点，是否要定金，现场支付还是提前付款等，提前问。

场地：

是否能(néng)帮你收快递，现场Wifi，麦克风，投影能(néng)不能(néng)用(yòng)。现场吵不吵？電(diàn)源插座够不够？

空调能(néng)用(yòng)不？能(néng)不能(néng)放你们的海报、易拉宝？场地放是否提供免费食物(wù)？他(tā)们是否有(yǒu)人协助你们？还是只有(yǒu)场地，你们自己搞定其他(tā)的。从正门开始，是否能(néng)有(yǒu)指示牌？避免你的用(yòng)户找不到？场地是否很(hěn)有(yǒu)名？人流量是否很(hěn)大，是否会有(yǒu)该场地游客加入你们活动。该场地是否有(yǒu)微信、微博等等，是否愿意替你们宣传推广活动，这个可(kě)以带来更多(duō)流量。场地负责人的微信、手机号码是？若不能(néng)自己前去看场地，请他(tā)们把场地照片发给你。看一次比较有(yǒu)感觉。现场也知道东西怎么放最合适了。

演讲者：

他(tā)们是否有(yǒu)不靠谱前科(kē)？会不会准时到达？

他(tā)们PPT在活动前检查一次，以防奇怪的事情发生。

他(tā)们用(yòng)mac还是win，是否需要投影仪？

他(tā)们的微信或者微博账号是？这在活动宣传时候，需要@ 给他(tā)们。

主持人可(kě)以把演讲者社交账号读一次，加深了解，介绍时候跟亲切人文(wén)。

活动前向演讲者把所有(yǒu)PPT要到，演讲完毕放入分(fēn)享。方便参加者获取。

报名渠道：

可(kě)以用(yòng)很(hěn)多(duō)地方宣传推广，但是报名的link只能(néng)一个。

我个人推荐用(yòng)Google form去登记和统计报名。

但若全部用(yòng)豆瓣或者微博活动统计，也可(kě)以。总之就是一个统计数据。

避免重复报名，多(duō)次统计，发邮件通知也容易出问题。

另外，报名时候可(kě)以做小(xiǎo)信息收集的。他(tā)们常用(yòng)APP是？怎么知道你们的？有(yǒu)无建议等等。

后台可(kě)以看到报名人邮箱和社交账号，对社交大账户可(kě)以特别留意一下。

某些相关公司邮箱，签到时候也可(kě)以留意。

发布通知：

同上，场地是否可(kě)以通知，是否在场地提前张贴海报？

是否还有(yǒu)友情渠道可(kě)以通知？

自家那些渠道可(kě)以通知？

包括但不限于：短信、邮件、微信、微博、G+、博客、专栏、線(xiàn)下告知……

通知时间（示例）：2018年3月29日上午9：00—上午11：00

地图搜索有(yǒu)数据过期概率，请一定详细指明路線(xiàn)。地点一定配地图指示图，告知最近地铁口，比如：B口出，左拐，看到XX大厦，楼下即是。

若需要公交换乘，请详细标注，并指示问路電(diàn)话。

报名成功后通知一次，活动前3天再通知一次。

另外，活动通知发出后，给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下，能(néng)带来不少人流。

微信、微博发送，然后戳link直接报名。可(kě)以用(yòng)问卷网收集数据。

Google form、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城，做活动发布都不错。

另外，书是死的，世界是变化的。现场一定要灵活使用(yòng)。

比如市场调查类的活动，就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email通知，短信通知，最后再微博通知，最后若人数实在不够，再公众通知。这样能(néng)保证得到自己相关用(yòng)户参加，而不是一堆无关人员，甚至是竞争对手跑来参加。

活动通知格式：

按照标准方式去写，时间地点人物(wù)事件。

让人30秒(miǎo)内能(néng)判断，这个活动是否值得参加。

不要太文(wén)艺腔，过度联想美化。

时间表，地点，演讲内容简介等等干货放前面。

用(yòng)自己语言多(duō)描述一下演讲者，只写XX公司XX职位，容易让职務(wù)普通人，失去关注度。

而且牛叉公司牛叉职務(wù)，可(kě)能(néng)让人以為(wèi)言辞无趣讲套话，而不来参加。

用(yòng)心写语言，能(néng)吸引到不同的受众。

“讨论APP设计原则，快速迭代方式”

“48小(xiǎo)时持续熬夜改设计暗黑历程”

“爱改需求的产品经理(lǐ) VS 敏捷开发工程师”

“设计师分(fēn)享：怎样高效和工程师沟通”

同一件事用(yòng)不同方式去表达，会吸引到不同的受众。

现场人员：

确定那些是必须提前来的人。提前1小(xiǎo)时到达。

准备物(wù)料，检查细节，准备签到物(wù)质，跟场地方沟通。

如果现场提供食物(wù)，提前1小(xiǎo)时点餐，现场人到达后直接开始使用(yòng)食物(wù)，避免等待浪费时间。

明确分(fēn)工，虽然可(kě)以互相照应，有(yǒu)明确分(fēn)工，更能(néng)检查。

拍照的，实时微信群互动的，微博更新(xīn)的，签到的，发礼物(wù)的，传递话筒的……

物(wù)料：

常见物(wù)料有(yǒu)：海报、现场小(xiǎo)礼物(wù)、签到表、签到筆(bǐ)（大量）、易拉宝、零食、摄影仪、相机……

不少物(wù)料需要提前快递到场地，需要场地方签收。

有(yǒu)些需要提前张贴，比如海报。

现场时间表：

不要拖时间，有(yǒu)些场地有(yǒu)下一场活动，延时会耽误另一个人。

有(yǒu)些场地按照时间计算，延时需要另外计费。

另外，延时会导致用(yòng)户提前离开，效果也不好。

严格按照时间表来，若调整，再计算一次时间。用(yòng)電(diàn)脑或者平板给演讲者倒计时。

并在最后5分(fēn)钟、1分(fēn)钟，倒计时提醒。

拍照注意：

拍到现场活动标志(zhì)。

拍到演讲者和PPT

拍到提问者。

拍签到场面、拍接受礼物(wù)、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。

尽量早邀请大家一起拍合影。后面很(hěn)多(duō)人走了。如果有(yǒu)横幅，可(kě)以拍一起在横幅或者海报下合影。

拍一些花(huā)絮和小(xiǎo)场景特写。

这些后期写活动总结和新(xīn)闻时候能(néng)用(yòng)到。

礼物(wù)：

带走的礼物(wù)我重点推荐：贴纸，t恤。

现场互动的小(xiǎo)礼物(wù)，我推荐书籍和零食。

礼物(wù)不仅仅是用(yòng)来沟通感情，重点是广告和传播效果。

如果能(néng)把你的标志(zhì)贴在電(diàn)脑上，带到各个地方，这个传播效果有(yǒu)多(duō)好。

我看过几个网络媒體(tǐ)记者把小(xiǎo)米贴纸贴在自己mac上。

那个贴纸挺好看的。虽然我不用(yòng)小(xiǎo)米手机，也仔细看了很(hěn)久。

千万别在丑購(gòu)物(wù)袋上印刷 XXX公司。

要有(yǒu)特色，希望那些爱自拍爱炫耀的网络控，能(néng)带回去，能(néng)传播，能(néng)给别人看。

最好是贴纸、t恤，这个定制不贵，而且传播效应好。

其次是帽子、杯子，这能(néng)用(yòng)很(hěn)久。

再次是手环、明信片等等，这个大部分(fēn)情况下都会被丢弃，就现场图个意思。

无论选那种，请一定要好看。不好看只会被当睡衣用(yòng)，或者直接丢掉。

另外对其他(tā)公司赞助的礼物(wù)，不要抱太大希望。一般都是公司无用(yòng)废弃品，卖不掉的东西之类。筆(bǐ)啦，電(diàn)吹风啦，充電(diàn)器啦，U盘，圆珠筆(bǐ)之类。

当然有(yǒu)比没有(yǒu)好，能(néng)加深场内互动效应。提问者得到礼物(wù)当鼓励，挺让人高兴的。

好看玩偶非常有(yǒu)传播效果，但是也比较昂贵，一个好玩偶可(kě)能(néng)需要100左右成本。

即使是糖胶小(xiǎo)人，好的定制价格在30元左右。另外糖胶比较小(xiǎo)，不如给大大礼物(wù)比较有(yǒu)效果。

小(xiǎo)零食，巧克力，棉花(huā)糖也不错，如果有(yǒu)人提问，给他(tā)们區(qū)域撒零食。

其他(tā)风車(chē)啦，气球啦，风筝，勺子啦，包括洗洁精等等，都行。有(yǒu)礼物(wù)比没有(yǒu)好。图个意思。

如果事先没有(yǒu)熟悉靠谱的商(shāng)家，请一定不要去定制，你无法控制质量。

活动策划：

定下时间后，去掉演讲、提问时间，余下来的时间可(kě)以策划一些好玩环节。

如果希望台下观众大家互相认识。可(kě)以搜破冰游戏。

可(kě)以单身交友，这个是大部分(fēn)人感兴趣环节。

可(kě)以让大家分(fēn)组讨论。也可(kě)以现场5分(fēn)钟，大家轮流分(fēn)享小(xiǎo)故事。

也可(kě)以直接茶歇，所有(yǒu)人自动找自己感兴趣的人去聊天。一切看你活动主题。

如果是某个节日庆祝主题，空余时间可(kě)能(néng)是大家一起玩游戏。

我常用(yòng)的小(xiǎo)方式，会让所有(yǒu)人开始写自己知道的APP，数量最多(duō)的送礼物(wù)。

另一次是所有(yǒu)人写自己知道的程序语言，数量最多(duō)的赢。

这样一群人会按照同一个主题，讨论相关信息，互动最高。

若有(yǒu)现场姑娘提问，可(kě)以询问是否单身，若是，可(kě)以赠送额外小(xiǎo)礼物(wù)。

当然如果是户外活动，空余时间大概是玩走扁带，打绳结，回答(dá)技术问题等等。

活动方案确定：

活动一般是多(duō)人一起举办，策划方案提前跟队友讨论有(yǒu)助于避免盲点。也能(néng)提供更多(duō)信息。

建立个微信群，其他(tā)信息用(yòng)G doc同步即可(kě)。

我办过的活动，一般是3个人一起做，Check List大家一起看，有(yǒu)遗漏会提醒。

“责任到人”方式不适合动态活动，世事万变，一个靠谱团队更能(néng)适应变化做出成功活动。

一旦某人暂时不在，另外2个人能(néng)补充上。

团队能(néng)一起教育和培养志(zhì)愿者和新(xīn)人。

  乐海文(wén)化，世界500强指定合作伙伴，一站式解决年会场地、创意年会策划、创意表演、高效执行等问题。我们乐海团队，不论是在前期策划，还是在后期活动的执行上，都用(yòng)心对待，不论活动大小(xiǎo)，客户大小(xiǎo)，我们通过20年来的丰富经验合理(lǐ)安排预算，掌控现场，争取给每位来宾留下深刻印象，努力做到活动策划执行领域的领头羊！

未来，乐海文(wén)化团队也将在活动策划、活动执行领域砥砺前行，向着更高、更好的方向迈进。乐海文(wén)化凭借卓越的市场洞察力、4A创意水准的國(guó)际视野、以及360度全方位跨界策划能(néng)力，努力将每场活动策划执行到完美状态，努力做活动策划执行领域的先驱领导者。上海乐海文(wén)化艺术有(yǒu)限公司，世界500强指定合作伙伴，一站式解决会议场地、创意会议策划、创意表演、高效执行等问题。

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